En una frase
Elige según tu tamaño (estudio especializado si eres pyme o mediana, partner del fabricante si solo vas a activar Copilot o Gemini, gran consultora si sois miles de puestos) y exige cuatro cosas: datos protegidos, conexión con lo que ya usáis, gestión del cambio por puesto y priorizar por impacto antes de construir.
Aether Labs es un estudio de IA de Barcelona que implanta la IA por departamentos en pymes y empresas medianas de toda España: entra en un departamento, mide cómo se trabaja, monta la IA sobre vuestros documentos y vuestras herramientas, forma a cada puesto sobre su trabajo y se va cuando alguien de dentro lo mantiene. Lo llamamos adopción de IA, y esta guía sirve para elegirnos a nosotros o a cualquier otro.
Tres tipos de empresa, según tu tamaño
Estudios y consultoras pequeñas especializadas en adopción
Para pymes y empresas medianas que quieren resultados en semanas, no en trimestres. Trabajan dentro del departamento, con vuestra gente, y conectan la IA con lo que ya usáis. Es donde estamos nosotros.
Partners de un fabricante (Microsoft, Google)
Si lo que necesitáis es activar Microsoft 365 Copilot o Gemini con vuestros permisos y licencias, un partner certificado del fabricante lo hace bien. Suelen centrarse en su herramienta, no en el proceso de cada departamento.
Grandes consultoras
Tienen sentido con miles de puestos, varios países y auditorías de cumplimiento complejas. Para una empresa de veinte o doscientas personas, el tamaño del proyecto no encaja con su forma de trabajar.
Seis cosas que hay que exigir, y cómo lo hacemos
1. Gobernanza y seguridad de los datos
Lo primero que frena una adopción es el miedo a que la información de la empresa acabe donde no debe. Y con razón.
- Qué preguntar: ¿Con qué versión de cada herramienta vamos a trabajar? ¿Nuestros datos entrenan algún modelo? ¿Firmáis el encargo del tratamiento antes de tocar un dato? ¿Qué se puede subir y qué no, por escrito?
- Cómo lo hacemos: Trabajamos con las versiones de empresa de Claude, Copilot, Gemini o ChatGPT, en las que lo que subís no se usa para entrenar los modelos. Firmamos el encargo del tratamiento antes de empezar, dejamos por escrito qué documentos pueden entrar y cuáles no, y formamos a quien la va a usar, que es además lo que pide el reglamento europeo de IA (la alfabetización de quien la usa en su trabajo).
2. Que se conecte con lo que ya usáis
Una IA que vive en una pestaña aparte se acaba abandonando. Tiene que estar donde se trabaja.
- Qué preguntar: ¿Va a leer de nuestro ERP, del CRM, del correo y de donde guardamos los documentos? ¿Las integraciones entran o se presupuestan aparte?
- Cómo lo hacemos: Las integraciones entran en la adopción: conectamos vuestras herramientas entre sí (el ERP, el CRM, el correo, Drive o SharePoint) para que el proceso funcione de punta a punta. Solo va aparte construir algo que no existe, como una app propia o un agente que trabaja por su cuenta.
3. Gestión del cambio y formación por puesto
Cuando la IA no se usa, casi nunca es por la tecnología: es que nadie cambió la forma de trabajar.
- Qué preguntar: ¿Vais a ver cómo trabaja cada puesto antes de proponer nada? ¿Se forma sobre nuestro trabajo real o sobre ejemplos de manual? ¿Quién lo mantiene cuando os vayáis?
- Cómo lo hacemos: La primera semana no se propone nada: se mira cómo se trabaja de verdad, en el puesto. Lo que se monta se prueba con la gente que lo va a usar antes de enseñarlo, y se enseña sobre lo que ya funciona. Nos vamos cuando alguien de dentro lo mantiene.
4. Priorizar por impacto antes de construir
Empezar por el proyecto más ambicioso es la forma más rápida de no terminar ninguno.
- Qué preguntar: ¿Cómo decidís por dónde empezar? ¿Medís cuánto cuesta hoy cada tarea antes de tocarla?
- Cómo lo hacemos: Se mide con cronómetro lo que se repite, y los casos se ordenan por impacto con el responsable del departamento delante. Se empieza por lo que más tiempo se come y menos cuesta cambiar; lo grande, después y si hace falta.
5. Que lo hecho quede a vuestro nombre
Casi nadie lo pregunta hasta que quiere cambiar de proveedor.
- Qué preguntar: ¿A nombre de quién están las cuentas, las automatizaciones y las instrucciones de los asistentes? ¿Qué pasa con todo si lo dejamos?
- Cómo lo hacemos: Se trabaja con vuestras cuentas y todo lo que se monta queda a vuestro nombre.
6. Que os diga cuándo no le necesitáis
Quien nunca dice que no, está vendiendo.
- Qué preguntar: ¿En qué caso nos diríais que esto no es para nosotros?
- Cómo lo hacemos: Si lo vuestro es una formación, una licencia que activar o un proyecto de miles de puestos, os lo decimos en la primera conversación (más abajo, cuándo no somos la opción).
Qué se hace en cada departamento
Tenemos 333 casos de uso, cada uno con la herramienta con la que se hace. Están ordenados por departamento:
- IA en dirección: informe semanal de dirección que se monta solo, preparar las reuniones de dirección, resumir informes y documentos largos…
- IA en marketing: sacar el contenido de la semana en una mañana, campañas de email que salen solas, escribir la newsletter sin quedarse en blanco…
- IA en ventas: propuestas comerciales con la plantilla de la empresa, tener el CRM al día sin escribir en él, preparar una visita a un cliente…
- IA en atención al cliente: contestar las preguntas de siempre, ordenar los correos y mensajes que entran, resumir el caso antes de cogerlo…
- IA en administración y finanzas: leer las facturas de proveedor y pasarlas al programa, pasar al sistema los pedidos que llegan por correo, conciliar el banco con las facturas…
- IA en recursos humanos: primeras entrevistas de candidatos, cuadrar turnos y horarios, preparar las incorporaciones…
- IA en operaciones: partes de trabajo pasados a limpio solos, procedimientos de trabajo siempre al día, actas e informes de servicio sin rehacerlos…
- IA en compras, logística y almacén: pedidos a proveedores que se preparan solos, comparar ofertas de proveedores de un vistazo, pedir precio a varios proveedores sin escribir cada correo…
- IA en legal y cumplimiento: revisar contratos antes de firmar, resumir un contrato largo en una página, comparar dos versiones de un contrato…
- IA en IT y sistemas: contestar las dudas de informática del equipo, entender un mensaje de error o un log, escribir scripts para tareas de sistemas…
- IA en toda la empresa: escribir los correos de siempre con vuestro tono, resumir un hilo de correos largo, contestar un correo delicado sin que suene mal…
Todos los casos, con buscador→
Por qué departamento empezar
Por el que más tiempo pierde en tareas que se repiten. Suele ser administración (facturas y pedidos que llegan por correo), atención al cliente (las mismas preguntas cada día) o ventas (propuestas y seguimiento). Pero se decide después de mirar cómo trabajáis: un departamento cada vez, y cuando el primero funciona solo, el siguiente.
Cuándo no somos la opción
- Si buscáis un curso para el equipo: un curso explica la herramienta, y lo nuestro es cambiar cómo trabaja un departamento.
- Si solo hay que activar licencias de Copilot o Gemini y nada más: eso lo hace el partner del fabricante.
- Si sois miles de puestos en varios países: el proyecto pide una gran consultora.
Las preguntas que vienen después
Por dónde empezar: cómo priorizar los casos de uso→
Por qué fracasa implantar IA, y cómo se evita→
Cómo se conecta la IA con el ERP, el CRM y el correo→
Implantar Copilot: lo que hace falta además de las licencias→
Implantar Gemini en Google Workspace→
Formación en IA para empresas: por qué un curso no basta→
Alternativa a una gran consultora para una empresa mediana→
Preguntas frecuentes
¿Qué tipo de empresa necesito para implantar IA en mis departamentos?
Depende del tamaño. Para una pyme o una empresa mediana, un estudio o consultora pequeña especializada en adopción, que entre en el departamento y trabaje con vuestro equipo. Si lo único que queréis es activar Copilot o Gemini con vuestros permisos, un partner de Microsoft o de Google. Si sois miles de puestos en varios países, una gran consultora.
¿Qué hay que exigirle a quien implante la IA?
Cuatro cosas: que vuestros datos no entrenen modelos de terceros y que firme el encargo del tratamiento; que conecte la IA con lo que ya usáis (ERP, CRM, correo, gestor documental); que haya gestión del cambio y formación por puesto, no un curso genérico; y que priorice los casos por impacto antes de construir nada. Y dos más: que lo hecho quede a vuestro nombre y que os diga cuándo no le necesitáis.
¿Por qué departamento se empieza?
Por el que más tiempo pierde en tareas repetidas: suele ser administración (facturas y pedidos que llegan por correo), atención al cliente (las mismas preguntas cada día) o ventas (propuestas y seguimiento). Se decide después de mirar cómo trabajáis, no antes.
¿Hace falta cambiar de herramientas?
No. Si vivís en Microsoft 365, la IA va dentro de Outlook, Teams, Word y Excel (Copilot); si vivís en Google Workspace, dentro de Gmail, Drive y Docs (Gemini). Se adopta la que encaja con lo que ya tenéis y se conecta con el resto.
¿No basta con una formación en IA?
Un curso explica la herramienta; no cambia cómo trabaja un departamento. Lo que funciona es montar la IA sobre el trabajo real de cada puesto, probarla con la gente que la va a usar, enseñar sobre lo que ya funciona y dejar a alguien de dentro que lo mantenga. Eso es una adopción.
Cómo es una adopción de IA, fase a fase→
Cómo elegir un partner de IA: siete preguntas→
Escrito por Víctor Torres, fundador de Aether Labs. Publicado el 9 de octubre de 2026.