Cómo conectar la IA con el ERP y el CRM

Aether Labs es un estudio de IA de Barcelona que implanta la IA por departamentos en pymes y empresas medianas de toda España: entra en un departamento, mide cómo se trabaja, monta la IA sobre vuestros documentos y vuestras herramientas, forma a cada puesto sobre su trabajo y se va cuando alguien de dentro lo mantiene. Conectar la IA con lo que ya usáis es parte de esa adopción, no un proyecto aparte.

Por qué una IA en una pestaña aparte se abandona

Si la IA vive en una pestaña del navegador, cada tarea lleva pasos de más: abrir el correo, copiar, pegar en el chat, copiar la respuesta, pegarla en el programa. Cada paso es tiempo y un sitio por donde se cuela un error. Al poco, se vuelve a hacer a mano.

Lo que funciona es lo contrario: que la IA esté donde ya se trabaja, que lea lo que llega y deje el resultado donde tiene que estar. Eso es una integración.

Qué es una integración, sin jerga

Una conexión entre programas para que los datos pasen solos. Casi todas tienen tres partes:

• Lo que la dispara: llega un correo, una factura, un formulario de la web, un audio.
• Lo que hace la IA: lee, compara, clasifica o redacta.
• Adónde va: al ERP, al CRM, a una tarea, a la carpeta que toca. Y lo que no cuadra, a una persona.

Qué viene conectado de serie

Parte de la conexión ya viene hecha:

• Copilot, si vivís en Microsoft 365: va dentro de Outlook, Teams, Word y Excel.
• Gemini, si vivís en Google Workspace: va dentro de Gmail, Meet, Docs y Drive.
• Claude, para escribir, resumir y razonar con vuestros documentos, con conectores para las herramientas más habituales.
• HubSpot, si es vuestro CRM: la IA ya va dentro de las fichas de cliente, el embudo y los correos.

Si con eso basta, no hay nada que montar: se configura y se enseña. Si dudáis entre ellas, la comparativa dice cuál encaja con lo que ya usáis.

Qué se conecta con n8n o Make

Cuando el proceso cruza programas que no se hablan entre sí, como el correo y el programa de contabilidad o la tienda online y el almacén, se conecta con n8n o Make: hacen lo mismo con distinta forma de montarlo, y se elige según lo que ya uséis.

¿Y si vuestro ERP es antiguo? En la mayoría de casos se conecta directamente o se trabaja con lo que ya exporta e importa; se comprueba al principio, antes de prometer nada. Si es un programa propio que no se conecta con nada, hay que construir el puente, y eso va aparte.

Ejemplos de procesos conectados de punta a punta

Casos del catálogo de adopción, con las herramientas con las que se hacen:

• Leer las facturas de proveedor y pasarlas al programa (administración y finanzas). Llegan en PDF o en foto, se leen y pasan al programa con proveedor, base e impuestos; lo que no cuadra sale arriba. Con Claude y n8n.
• Tener el CRM al día sin escribir en él (ventas). El comercial graba un audio al salir de la visita y la nota queda ordenada en la ficha, con el siguiente paso y su fecha. Con HubSpot, Claude y n8n.
• Contestar «¿dónde está mi pedido?» (atención al cliente). El correo llega con el estado del envío ya buscado y la respuesta escrita, sin abrir la tienda ni la web del transporte. Con Shopify, n8n y Claude.
• Pedidos de clientes que entran por correo, al sistema (compras, logística y almacén). Los pedidos que llegan en PDF o en el cuerpo del correo se leen y se dan de alta solos, y lo que no está claro se marca. Con n8n y Claude.
• Cerrar los accesos de quien deja la empresa (IT y sistemas). Cuando alguien se va siempre queda alguna cuenta abierta; la baja en Factorial avisa a IT con la lista de lo que hay que cerrar. Con Factorial, n8n y Notion.

Todos los casos que se conectan con n8n→

Qué entra en la adopción y qué va aparte

En nuestra adopción, las integraciones entran: conectar vuestras herramientas entre sí (el ERP, el CRM, el correo, Drive o SharePoint) para que el proceso funcione de punta a punta. Sin ellas, la IA se queda en la pestaña.

Va aparte, con su alcance y su plazo, construir algo que no existe: software o apps nuevas, agentes que trabajan por su cuenta o el puente a un programa propio. Eso se hace en el laboratorio. Por ejemplo:

• Agente que avisa cuando algo se sale de lo normal. Revisa cada día ventas, cobros y pedidos por su cuenta y te escribe solo cuando hay algo raro, explicando el porqué.
• Conectar la IA con vuestro programa de gestión propio. Si vuestro programa interno no se conecta con nada, construimos el puente para que la IA pueda consultarlo con permisos.

La razón es práctica: si nos ponemos a desarrollar en medio de una adopción, se acaban las tres semanas y no ha aprendido nadie.

Datos y permisos: lo que se decide antes de conectar

Conectar la IA a vuestro ERP o a vuestro CRM es darle acceso a cosas serias (lo contamos a fondo en gobernanza de datos con IA). Antes de enchufar nada:

• Versiones de empresa: de Claude, Copilot, Gemini o ChatGPT, en las que lo que subís no se usa para entrenar los modelos. Y nada de cuentas personales gratuitas con documentos de la empresa.
• Ve lo que ve cada persona: Copilot o Gemini ven lo mismo que puede ver quien los usa. Por eso se revisan antes los permisos de las carpetas: lo que estaba abierto a todos sin querer, con la IA se encuentra mucho más fácil.
• El acceso justo: cada integración tiene solo el acceso que necesita, y los pagos o cualquier cambio en el banco los sigue aprobando una persona.
• Por escrito: qué datos entran, dónde se guardan y quién los ve, con el encargo del tratamiento firmado antes de tocar un dato.
• A vuestro nombre: las cuentas y las automatizaciones, para que no dependáis de nadie.

Quién hace la integración

Puede hacerla vuestro equipo de informática, si tiene tiempo, o el proveedor de vuestro programa. Lo que no conviene es que la haga alguien que conoce la herramienta y no el proceso: conectará bien dos programas y automatizará el paso equivocado. Por eso tiene sentido que la haga quien implanta la IA, con el responsable del departamento delante.

Cómo lo hacemos nosotros

Con nuestro método, TALLER: tres semanas dentro de un departamento, con un consultor y un técnico. Lo que hace el técnico en cada fase:

• T · Terreno (semana 1): revisa licencias, permisos y dónde viven los documentos.
• A · Analizar (semana 1): prueba qué conectores funcionan sobre vuestros sistemas.
• L · Labrar (entre semanas): dice qué cabe y qué no. Es quien corta.
• L · Levantar (semana 2): construye sobre vuestros documentos reales: configuraciones, plantillas, conectores y el asistente del departamento.
• E · Ensayar (semana 3): corrige en directo lo que falle mientras la gente lo prueba.
• R · Repetir (cierre): deja los accesos y la configuración en orden, y a alguien de dentro capaz de mantenerlo.

Cuándo no somos la opción

• Si solo necesitáis conectar dos programas, sin IA de por medio y sin cambiar cómo trabaja nadie: lo hace vuestro proveedor de informática o el de vuestro programa.
• Si vais a cambiar de ERP: primero el cambio, con quien lo implanta; la IA, después, sobre el programa nuevo.
• Si sois miles de puestos en varios países: el proyecto pide una gran consultora.

Preguntas frecuentes

Qué empresa elegir para implantar IA por departamentos→

Cómo es una adopción de IA, fase a fase→

Cuéntanos qué programas usáis y qué copiáis a mano→

Escrito por Víctor Torres, fundador de Aether Labs. Publicado el 9 de octubre de 2026.