En una frase
Gemini lo activa vuestro IT o un partner de Google; que se use lo consigue una adopción por departamento: ordenar los permisos de Drive, elegir las tareas que van primero, enseñar a cada puesto en Gmail, Docs, Sheets y Meet con su trabajo, y medir antes y después.
Aether Labs es un estudio de IA de Barcelona que implanta la IA por departamentos en pymes y empresas medianas de toda España: entra en un departamento, mide cómo se trabaja, monta la IA sobre sus documentos y sus herramientas (Gemini, si la empresa vive en Google Workspace), forma a cada puesto sobre su trabajo y se va cuando alguien de dentro lo mantiene. Lo llamamos adopción de IA, y esta guía sirve para implantar Gemini con nosotros o con cualquiera.
Tenerlo en el plan no es usarlo
Si vuestra empresa trabaja en Workspace, Gemini aparece en Gmail, Drive, Docs, Sheets y Meet sin instalar nada. Y lo que suele pasar es que alguien lo usa para reescribir un correo de vez en cuando y ahí se queda. No es que falle: es que nadie ha decidido para qué tareas se usa ni lo ha probado sobre los documentos de la empresa.
Además, Gemini no es una sola cosa, y lo contamos en la ficha de Gemini: el asistente dentro de Workspace, Gemini Notebook para preguntar a vuestros documentos, la generación de imagen, vídeo y audio, y Gemini Enterprise para agentes. Saber qué tenéis y qué necesita cada puesto es lo primero.
Lo que hace falta además de activarlo
1. Quién ve qué en Drive
Gemini trabaja con lo que cada persona ya puede abrir en Drive, Gmail y el resto de Workspace. No se salta los permisos, pero tampoco los ordena: si una carpeta de contratos está compartida con toda la empresa sin que nadie lo recuerde, Gemini puede usarla para contestar a cualquiera. Antes de empezar hay que saber dónde están los documentos de cada departamento, quién los ve y qué hay que cerrar. Y si vais a construir agentes con Gemini Enterprise, cada uno tiene identidad y permisos propios: qué puede tocar se decide antes. Más en gobernanza.
2. Qué departamentos y qué tareas van primero
Gemini rinde en cualquier departamento que viva en Workspace, y destaca en marketing y comunicación porque genera imagen, vídeo y audio sin salir de la suite. Las tareas que antes cambian son las del día a día: borradores y resúmenes de hilos en Gmail, las notas de las reuniones de Meet, documentos en Docs con vuestras plantillas y análisis en Sheets. En un departamento con mucha documentación interna, preguntar a los documentos con Gemini Notebook suele ser lo primero que funciona.
Si la empresa vive en Microsoft 365, Gemini no es el punto de partida, y para informes técnicos largos Claude suele encajar mejor: está en la comparativa. El orden se decide mirando, y se empieza por el departamento que más tiempo pierde en trabajo repetido.
3. Enseñar a cada puesto con su trabajo real
Un curso de Gemini enseña la herramienta; no enseña qué hace con ella quien contesta a los clientes desde Gmail o quien prepara el informe del mes en Sheets. Eso se enseña por puesto, en Gmail, Docs, Sheets y Meet, con los correos, las hojas y las plantillas de esa persona. Y después de haberlo probado, no antes.
4. Medir el uso, y medir el trabajo
La consola de administración de Workspace da datos de uso de Gemini. Sirven para ver quién no ha empezado, pero no dicen si el trabajo ha cambiado. Para eso se mide cada tarea con cronómetro antes de tocarla y otra vez al final. El número que salga, salga como salga. Cómo, en medir el retorno de la IA.
El partner de Google y quien hace la adopción: dos trabajos
El partner de Google, o vuestro IT, trabaja sobre el entorno: usuarios, configuración de Workspace, seguridad, permisos y políticas de datos. Lo hace bien, y hace falta. Su punto de partida es la herramienta.
Quien hace la adopción trabaja sobre el departamento: qué tareas cambian, qué instrucciones, plantillas y conectores necesita cada puesto, quién lo aprende y quién lo mantiene. Su punto de partida es el trabajo.
No se excluyen: el entorno queda listo y la adopción se hace encima, departamento a departamento. Si nadie tiene asignada la segunda parte, no la hace nadie. Qué tipo de empresa hace cada cosa, y qué exigirle, en la guía de qué empresa elegir para implantar IA.
- Qué preguntar: ¿Vais a entrar en el departamento o vais a configurar desde fuera? ¿Con qué documentos vais a probar? ¿Quién enseña a cada puesto, y cuándo? ¿Qué vais a medir, y contra qué?
Qué se hace con Gemini en cada departamento
En nuestro catálogo hay 31 casos que se hacen con Gemini. Están ordenados por departamento:
- IA en dirección: preguntar a los documentos de la empresa, actas del comité de dirección con tareas y responsables…
- IA en ventas: resumir las reuniones con clientes, responder los correos de clientes con vuestro tono…
- IA en compras, logística y almacén: encontrar proveedores alternativos…
- IA en legal y cumplimiento: comprobar a un cliente o proveedor antes de firmar…
- IA en IT y sistemas: contestar las dudas de informática del equipo, configurar qué puede leer la IA de cada persona…
- IA en toda la empresa: escribir los correos de siempre con vuestro tono, resumir un hilo de correos largo…
Todos los casos con Gemini, con buscador→
Cómo lo hacemos nosotros
Con el método TALLER: tres semanas dentro de un departamento, con un consultor de principio a fin y un técnico construyendo. Aplicado a Gemini:
- T · Terreno (semana 1). El consultor mira cómo se trabaja, sin proponer nada. El técnico revisa qué incluye vuestro plan, los permisos y dónde viven los documentos en Drive y en las unidades compartidas.
- A · Analizar (semana 1). Entrevistas, cronómetro sobre lo que se repite y prueba de conectores sobre vuestros sistemas.
- L · Labrar (entre semanas). Las tareas se ordenan por impacto con el responsable delante; el técnico dice qué cabe con Gemini.
- L · Levantar (semana 2). Se monta sobre vuestros documentos reales: instrucciones, plantillas, conectores, el asistente del departamento y sus cuadernos de Gemini Notebook.
- E · Ensayar (semana 3). Prueba con la gente que lo va a usar; después se enseña a cada puesto en Gmail, Docs, Sheets y Meet, sobre lo que ya funciona, con guías escritas.
- R · Repetir (cierre). Se vuelven a medir las mismas tareas y se prepara al responsable interno para mantenerlo.
Las integraciones entran en la adopción: si el proceso necesita que Gmail o Drive trabajen con el ERP o el CRM, se conecta. Lo que va aparte, con el laboratorio, es construir algo que no existe, como una app propia o un agente que trabaja por su cuenta. Se empieza con lo que ya tiene vuestro plan, y si para algo hiciera falta otra licencia, se dice antes. Todo se monta en vuestro Workspace y queda a vuestro nombre.
Cuándo no somos la opción
- Si solo hay que activar Gemini y configurar Workspace: eso lo hace vuestro IT o un partner de Google.
- Si buscáis un curso de Gemini para toda la plantilla: un curso explica la herramienta, y lo nuestro es cambiar cómo trabaja un departamento.
- Si sois miles de puestos en varios países y el despliegue es global: el proyecto pide una gran consultora.
Y si vuestro trabajo vive en Microsoft 365, la guía es la de implantar Copilot.
Preguntas frecuentes
¿Quién implanta Gemini en una empresa?
Son dos trabajos. Activarlo y configurar Workspace (usuarios, seguridad, permisos) lo hace vuestro IT o un partner de Google. Que se use lo consigue una adopción por departamento: alguien que entra en el departamento, elige las tareas, monta Gemini sobre vuestros documentos, enseña a cada puesto y mide antes y después.
Si ya tenemos Google Workspace, ¿ya tenemos Gemini?
Lo normal es que sí: viene dentro de Gmail, Drive, Docs y Meet en los planes de Workspace para empresas. Lo que no viene dentro es que se use.
¿Qué hay que revisar antes de usar Gemini en Workspace?
Quién ve qué en Drive. Gemini trabaja con lo que cada persona ya puede abrir, así que lo que esté compartido de más aparece en sus respuestas.
¿Por qué departamento se empieza con Gemini?
Por el que más tiempo pierde en trabajo repetido. Gemini destaca en marketing y comunicación, y en un departamento con mucha documentación interna, Gemini Notebook suele ser lo primero que funciona. Se decide después de mirar cómo trabajáis.
¿Cómo se mide si Gemini se está usando?
La consola de administración de Workspace da datos de uso, que dicen quién lo usa. Si el trabajo ha cambiado se sabe midiendo cada tarea con cronómetro antes de tocarla y otra vez al final.
Qué empresa elegir para implantar IA por departamentos→
Gemini para empresas: qué incluye vuestro plan→
Cómo es una adopción de IA, fase a fase→
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Escrito por Víctor Torres, fundador de Aether Labs. Publicado el 9 de octubre de 2026.