Por dónde empezar a implantar IA

Aether Labs es un estudio de IA de Barcelona que implanta la IA por departamentos en pymes y empresas medianas de toda España: entra en un departamento, mide cómo se trabaja, monta la IA sobre vuestros documentos y vuestras herramientas, forma a cada puesto sobre su trabajo y se va cuando alguien de dentro lo mantiene. Lo que sigue es el orden con el que decidimos por dónde se empieza.

Dos formas de empezar mal

La primera: comprar licencias para todos y esperar a ver qué pasa. Cada uno la prueba con lo que se le ocurre, nadie cambia nada importante y lo único que se nota es la factura de las licencias.

La segunda: arrancar por el proyecto más ambicioso, el agente que lo hace todo o el panel con todos los datos de la empresa. Es la forma más rápida de no terminar ninguno.

Los estudios apuntan en la misma dirección: la IA ahorra mucho en tareas concretas y poco repartida por un puesto entero (están, con su fuente, en cuánto tiempo ahorra la IA). Por eso se empieza por tareas, no por herramientas.

Paso 1: medir lo que se repite

No se empieza con una lluvia de ideas en una sala. Se empieza mirando cómo se trabaja en el puesto, sin proponer nada, y apuntando lo que se repite: lo que se copia de un programa a otro, lo que se escribe casi igual cada semana, lo que se busca siempre en el mismo sitio.

De cada tarea, tres datos: quién la hace, cuántas veces y cuánto tarda, con cronómetro. Así sale el punto de partida medido, que además es lo único que permite decir después si algo mejoró. Cómo hacerlo sin complicarse, en cómo saber si la IA te ahorra tiempo de verdad.

Paso 2: ordenar por impacto y esfuerzo, con el responsable delante

Con la lista medida, cada caso se mira con dos preguntas: cuánto tiempo se come hoy y cuánto cuesta cambiarlo. El esfuerzo depende de dónde vive la tarea:

• Ya lo hace lo que tenéis: el acta de una reunión, con Copilot en Teams o Gemini en Meet. Es configurar y enseñar.
• Hay que conectar dos herramientas: las facturas que llegan al correo y tienen que entrar en vuestro programa. Se monta con n8n o Make, y entra en la adopción.
• Hay que construir algo que no existe: una app propia o un agente que trabaja por su cuenta. Va aparte, con el laboratorio, y casi nunca es lo primero.

Con las dos preguntas respondidas, el orden sale solo:

• Primero: lo que se come mucho tiempo y cuesta poco cambiar.
• Después: lo que se come mucho tiempo y cuesta más, cuando lo primero ya funciona.
• Si sobra tiempo: lo que pesa poco y cuesta poco.
• No: lo que pesa poco y cuesta mucho, por vistoso que sea.

El responsable del departamento tiene que estar delante cuando se ordena: conoce las excepciones, sabe qué duele de verdad y es su equipo el que lo va a usar. Y alguien técnico tiene que decir qué cabe y qué no. Si nadie corta, la lista crece y no se empieza nunca.

Paso 3: empezar por lo que más se come y menos cuesta

Lo que suele salir arriba es poco vistoso y muy repetido. Por ejemplo:

• Leer las facturas de proveedor y pasarlas al programa (administración y finanzas). Llegan en PDF o en foto, se leen y pasan al programa con proveedor, base e impuestos; lo que no cuadra sale arriba.
• Contestar las preguntas de siempre (atención al cliente). Un asistente responde con vuestra información, también fuera de horario, y pasa a una persona lo que no sabe.
• Propuestas comerciales con la plantilla de la empresa (ventas). El presupuesto sale con vuestra plantilla, vuestras tarifas y lo hablado con el cliente, no copiando el último que se mandó.
• Sacar el acta de una reunión con tareas y responsables (toda la empresa). Nadie quiere tomar notas y luego cada uno recuerda algo distinto; el acta sale sola, con las tareas y quién se encarga de cada una.

Ninguno exige cambiar de programas, y todos se pueden medir antes y después.

Un departamento cada vez

Ir departamento a departamento no es ir lento: es lo que hace que funcione. En uno se puede medir, montar, probar con la gente y dejar a alguien de dentro que lo mantenga. Repartido entre todos, nadie tiene tiempo de cambiar cómo trabaja y la IA se queda en una pestaña más.

Cuando el primero funciona solo, se pasa al siguiente con lo aprendido.

Los departamentos que suelen ir primero

Suele ir primero el que más tiempo pierde en tareas repetidas: administración (facturas y pedidos que llegan por correo), atención al cliente (las mismas preguntas cada día) o ventas (presupuestos y seguimiento). Si en la empresa nadie usa IA todavía, a veces conviene empezar por dirección, para que quien decide la use antes de pedírsela al resto. Pero se decide después de medir, no antes.

Si te reconoces en alguna de estas frases, ese departamento es buen candidato:

• IA en dirección: los números llegan tarde y cada uno en un Excel distinto.
• IA en marketing: publicáis menos de lo que deberíais porque cada pieza cuesta.
• IA en ventas: cada presupuesto se monta copiando el anterior.
• IA en atención al cliente: las mismas preguntas, contestadas a mano, todos los días.
• IA en administración y finanzas: papeles que llegan por correo y alguien pasa a mano al sistema.
• IA en recursos humanos: cribar candidatos y cuadrar turnos se come la semana.
• IA en operaciones: el trabajo de campo se hace bien; el papeleo de después, no.
• IA en compras, logística y almacén: los pedidos salen tarde y el stock nunca cuadra con lo que hay.
• IA en legal y cumplimiento: se firma sin leer del todo y el RGPD se queda en un cajón.
• IA en IT y sistemas: las mismas dudas de informática, y una sola persona que sabe contestarlas.
• IA en toda la empresa: correos, actas, presentaciones y Excel: lo que se come el día de todos.

Los 333 casos de uso, con buscador→

Cómo lo hacemos nosotros

Lo de arriba son las tres primeras fases de nuestro método, que se llama TALLER:

• T · Terreno (semana 1). El consultor observa en el puesto, sin proponer nada. El técnico revisa licencias, permisos y dónde viven los documentos.
• A · Analizar (semana 1). Entrevistas de uno en uno, entregables reales y cronómetro sobre lo que se repite. El técnico prueba qué conectores funcionan sobre vuestros sistemas.
• L · Labrar (entre semanas). Los casos de uso se ordenan por impacto, con el responsable delante. El técnico dice qué cabe y qué no: es quien corta.

Después se levanta lo elegido sobre vuestros documentos, se prueba con la gente antes de enseñar y, al cierre, se vuelve a medir lo mismo. Son tres semanas dentro de un departamento, y nos vamos cuando alguien de dentro lo mantiene. Las integraciones con vuestras herramientas entran en la adopción; construir algo que no existe va aparte, con el laboratorio.

Cómo es una adopción de IA, fase a fase→

Cuándo no somos la opción

• Si buscáis un curso para el equipo: un curso explica la herramienta, y lo nuestro es cambiar cómo trabaja un departamento.
• Si queréis un plan de IA para toda la empresa en un documento: no dejamos informes, entramos a hacerlo departamento a departamento.
• Si solo hay que activar licencias de Copilot o Gemini: eso lo hace el partner del fabricante.
• Si sois miles de puestos en varios países: el proyecto pide una gran consultora.

Preguntas frecuentes

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Escrito por Víctor Torres, fundador de Aether Labs. Publicado el 9 de octubre de 2026.