Papeles que llegan por correo y alguien pasa a mano al sistema.
Implementamos IA en administración.
Ponemos la IA a leer facturas, pedidos y extractos, a pasarlos a vuestro programa y a avisar de lo que no cuadra. El equipo deja de teclear, revisa solo lo raro y llega al cierre de mes con los números al día.
01Los casos
Lo que se deja de hacer a mano.
Los 30 casos de administración y finanzas en los que metemos la IA, con la herramienta con la que se hace. No se hacen todos: se eligen después de ver cómo trabajáis, y se empieza por el que más tiempo se come.
- 01
Leer las facturas de proveedor y pasarlas al programa
Llegan en PDF o en foto, se leen y pasan al programa con proveedor, base e impuestos; lo que no cuadra sale arriba.
Clauden8n
- 02
Pasar al sistema los pedidos que llegan por correo
El pedido del cliente pasa del correo o del PDF al sistema sin copiarlo línea a línea, y lo dudoso queda marcado.
n8nClaude
- 03
Conciliar el banco con las facturas
Los movimientos del banco se cruzan con facturas y pagos, y solo queda para revisar lo que no encaja.
Copilotn8n
- 04
El Excel que alguien cruza a mano cada semana
Los listados que se cruzan a mano todos los lunes se cruzan solos y llegan con las diferencias marcadas.
CopilotMake
- 05
Cuadrar facturas con albaranes y pedidos
Cada factura se compara con su albarán y su pedido, y las diferencias de precio o cantidad se marcan antes de pagar.
Clauden8n
- 06
Reclamar facturas impagadas a clientes
Los recordatorios de cobro salen en su fecha y con el tono que toca según el retraso; los delicados los revisa una persona.
n8nClaude
- 07
Previsión de tesorería sin rehacer el Excel
Lo que va a entrar y salir en las próximas semanas, con cobros y pagos previstos, al día y sin montarlo a mano.
CopilotClaude
- 08
Notas de gastos y tiques de los empleados
Cada empleado hace una foto al tique y el gasto llega leído, clasificado y listo para que alguien lo apruebe.
FactorialClaude
- 09
Llegar al cierre de mes sin sorpresas
La lista de lo que falta antes de cerrar: facturas sin recibir, apuntes sin cuadrar y cobros pendientes.
ClaudeCopilot
- 10
El informe de cuentas para dirección, explicado
Los números del mes en una página: qué ha cambiado, por qué y qué conviene mirar, sin tablas que nadie lee.
ClaudeCopilot
- 11
Contestar a proveedores que preguntan cuándo cobran
La consulta se contesta con el estado real de la factura y la fecha de pago prevista, sin buscarla a mano.
n8nClaude
- 12
Resumir contratos de proveedores, alquileres y seguros
Lo que importa de cada contrato en una ficha: duración, renovación, preaviso y penalizaciones, con la cláusula donde lo dice.
Claude
- 13
Que no se pase ningún impuesto ni vencimiento
Impuestos, renovaciones y pagos fijos avisados con tiempo, con lo que hay que preparar y quién se encarga.
ClickUpn8n
- 14
Mandar a la gestoría todo ordenado
Facturas, extractos y justificantes renombrados y ordenados por trimestre, listos para enviar sin buscar nada.
n8nClaude
- 15
Contabilizar cada gasto en la cuenta que toca
Cada gasto llega con la cuenta contable y el centro de coste propuestos según cómo lo habéis contabilizado antes.
Clauden8n
- 16
Hacer las facturas a clientes sin copiar datos
La factura sale del pedido, del parte o del albarán firmado, sin pasar los datos a mano de un sitio a otro.
n8nMake
- 17
Detectar facturas duplicadas y cambios de IBAN
Antes de pagar se marcan las facturas repetidas, las cuentas bancarias que han cambiado y los importes fuera de lo normal.
Clauden8n
- 18
Ver cuándo un proveedor sube precios
Cada factura se compara con las anteriores del mismo proveedor y las subidas salen marcadas aunque nadie avise.
Clauden8n
- 19
Comparar presupuestos de proveedores
Ofertas en formatos distintos, puestas en una sola tabla con precio, plazos y condiciones para decidir con calma.
ClaudeCopilot
- 20
Comparar lo gastado con el presupuesto
Lo real frente a lo previsto por partida, con las desviaciones explicadas en lenguaje normal.
CopilotClaude
- 21
Saber qué clientes y productos dejan margen
Ventas y costes cruzados por cliente, producto u obra, para ver qué deja dinero y qué no sin montar tablas.
CopilotClaude
- 22
Preguntar a los números sin esperar un informe
Preguntar cuánto se gastó en transporte el último trimestre y que conteste con vuestros datos y de dónde los saca.
ClaudeCopilot
- 23
Ordenar el correo de administración
Facturas, reclamaciones, avisos del banco y notificaciones oficiales, cada uno a su carpeta y a su responsable.
n8nClaude
- 24
Entender las cartas de Hacienda y la Seguridad Social
Cada notificación resumida: qué piden, qué plazo hay y a quién hay que pasarla, antes de que se pase la fecha.
Claude
- 25
Dar de alta clientes y proveedores sin teclear
Los datos fiscales y bancarios salen del correo o del documento del cliente y pasan al programa, revisados.
n8nClaude
- 26
Preparar los pagos a proveedores de la semana
La propuesta de pagos con vencimientos y saldo en banco, preparada para que alguien la apruebe.
Copilotn8n
- 27
Certificados y cartas que siempre son iguales
Certificados, cartas de pago y escritos que solo cambian en unos datos, generados desde el sistema y listos para firmar.
CopilotClaude
- 28
Que la administración no dependa de una sola persona
Cada tarea del departamento escrita a partir de cómo se hace de verdad, para que otro pueda cubrir unas vacaciones.
NotionClaude
- 29
Aprobar facturas y gastos desde el móvil
Una herramienta a medida donde cada responsable aprueba lo suyo desde el móvil y el programa se actualiza solo.
Clauden8n
Se construye aparte - 30
Un panel con la caja y los márgenes al día
Un panel propio con tesorería, cobros, pagos y márgenes, conectado a vuestro programa y al banco, sin exportar nada.
Clauden8n
Se construye aparte
Se construye aparte quiere decir que hace falta algo que todavía no existe: una herramienta propia o un agente que trabaja por su cuenta. Eso va con el laboratorio y su presupuesto. Conectar vuestras herramientas entre sí sí entra en la adopción.
02Cómo se hace
Tres semanas dentro del equipo.
El método se llama TALLER: cada letra es una fase, y cada fase deja algo hecho. Al final, alguien de dentro lo mantiene y nosotros nos vamos.
Cómo es una adopción, fase a fase- T · Semana 1
Terreno
Cómo se trabaja de verdad, no cómo se supone.
- A · Semana 1
Analizar
El punto de partida medido. Sin esto no se puede decir si algo mejoró.
- L · Entre semanas
Labrar
Los casos elegidos y validados.
- L · Semana 2
Levantar
Configuraciones, prompts, plantillas, conectores y el asistente del departamento, funcionando.
- E · Semana 3
Ensayar
Las personas usándolo y las guías escritas y validadas.
- R · Cierre
Repetir
El informe con el número que salga, alguien dentro capaz de mantenerlo, y los accesos y la configuración en orden.
03Con qué
Con qué se hace.
No se cambia de herramienta por cambiar: si vivís en Microsoft, Copilot; si en Google, Gemini. Estas son las de los casos de administración y finanzas.
- ClaudeEn 25 casosPara escribir, resumir y razonar con vuestros documentos. Es la que más usamos.Más sobre Claude
- n8nEn 17 casosPara conectar vuestras herramientas entre sí y que el proceso funcione de punta a punta.
- CopilotEn 11 casosSi vivís en Microsoft 365: dentro de Outlook, Teams, Word y Excel.Más sobre Copilot
- MakeEn 2 casosLo mismo que n8n, con otra forma de montarlo: se elige según lo que ya uséis.
- FactorialEn un casoLa herramienta de recursos humanos: selección, fichajes, ausencias, turnos y gastos.
- ClickUpEn un casoDonde viven las tareas y los proyectos: se crean y se ponen al día solas.
- NotionEn un casoDonde viven los procedimientos, las guías y lo que sabe la empresa.
04Otros departamentos
Y en el resto de la empresa.
Se entra en un departamento cada vez. Cuando el primero funciona solo, se pasa al siguiente.
Los 333 casos, con buscador05Dudas
Lo que nos preguntan.
¿Funciona con nuestro programa de contabilidad?
En la mayoría de casos, sí: o se conecta directamente o trabajamos con lo que el programa ya exporta e importa. Lo comprobamos al principio, antes de prometer nada.
¿Puedo fiarme de lo que lee la IA en una factura?
No la dejamos sola: lo que no cuadra con el pedido o con el proveedor se marca para que lo mire una persona. Al principio se revisa todo y se va soltando lo que ha demostrado leer bien.
¿Esto sustituye a la gestoría?
No. La gestoría sigue haciendo lo suyo; lo que cambia es que le llega todo ordenado y a tiempo, y vuestro equipo deja de teclear.
¿Qué pasa con los datos bancarios y fiscales?
Usamos versiones de empresa de las herramientas, que no entrenan con vuestros datos, y cada una tiene solo el acceso que necesita. Los pagos y cualquier cambio en el banco los sigue aprobando una persona.
IA en administración y finanzas
Empezad por un caso. El que más tiempo se come.
Contadnos qué se hace a mano en administración y finanzas. En la primera conversación vemos qué caso va primero, y si lo vuestro no es una adopción, os decimos qué sí.