Las mismas dudas de informática, y una sola persona que sabe contestarlas.
Implementamos IA en IT y sistemas.
Montamos un asistente que contesta las dudas de informática con vuestras guías, ordenamos incidencias, accesos y equipos, y dejamos por escrito lo que hoy solo sabe una persona. Y ponemos las reglas para usar la IA con cuentas de empresa, sin regalar datos.
01Los casos
Lo que se deja de hacer a mano.
Los 27 casos de IT y sistemas en los que metemos la IA, con la herramienta con la que se hace. No se hacen todos: se eligen después de ver cómo trabajáis, y se empieza por el que más tiempo se come.
- 01
Contestar las dudas de informática del equipo
Todos preguntan lo mismo a la misma persona; un asistente responde con vuestras guías y pasa a IT solo lo que no sabe.
ClaudeCopilotGemini
- 02
Entender un mensaje de error o un log
Ese aviso raro que nadie entiende: pegas la captura o el registro y te explica qué ha fallado y qué conviene probar primero.
ChatGPTClaudeCopilot
- 03
Escribir scripts para tareas de sistemas
Lo que hoy se hace a mano equipo por equipo, en un script de PowerShell escrito, explicado y probado antes en un equipo de pruebas.
ClaudeChatGPTCopilot
- 04
Atender las incidencias básicas con un agente
Un agente recibe la incidencia, guía a la persona en las comprobaciones básicas y, si no se arregla, la escala con el diagnóstico hecho.
Clauden8n
Se construye aparte - 05
Recoger y clasificar las incidencias de informática
Llegan por correo, por chat y de palabra, y alguna se pierde; ahora entran todas como tarea, con tipo, urgencia y resumen.
n8nClickUpClaude
- 06
Saber qué incidencias se repiten
Se apagan fuegos sin ver el patrón; cada mes ves qué problemas vuelven, en qué equipos y qué conviene arreglar de raíz.
ClaudeClickUpNotion
- 07
Escribir el informe de una incidencia grave
Después de una caída nadie tiene ganas de escribirlo; sale de las notas y los mensajes: qué pasó, a quién afectó y qué cambia.
ClaudeNotion
- 08
Avisar al equipo de una caída o un corte
Con el problema encima no hay cabeza para redactar: el aviso claro de qué no funciona y qué hacer mientras tanto, listo para enviar.
ClaudeCopilot
- 09
Revisar los avisos de las copias de seguridad
Llegan tantos correos de copias que ya nadie los abre; ahora se leen solos y solo te llega aviso cuando una ha fallado.
n8nClaude
- 10
Dejar por escrito lo que solo sabe el informático
Si esa persona falta, nadie sabe cómo está montado nada; red, copias y proveedores quedan documentados a partir de lo que cuenta.
NotionClaude
- 11
Escribir guías de informática paso a paso
Cómo conectarse a la VPN o compartir una carpeta, escrito para quien no es técnico, en vez de explicarlo de palabra cada vez.
NotionClaudeChatGPT
- 12
Preparar un cambio de sistema sin cabos sueltos
Mover el correo o los archivos a otro sitio da miedo; tienes el plan paso a paso, los riesgos y el aviso para el equipo.
ClaudeNotionClickUp
- 13
Cerrar los accesos de quien deja la empresa
Cuando alguien se va siempre queda alguna cuenta abierta; la baja en Factorial avisa a IT con la lista de lo que hay que cerrar.
Factorialn8nNotion
- 14
Tener claro qué accesos necesita cada puesto
Las altas dependen de la memoria de alguien; una tabla por puesto con herramientas y permisos hace que cada alta salga completa.
NotionClaude
- 15
Revisar quién tiene acceso a qué
Exportas los permisos de carpetas y herramientas y te marca lo que chirría: ex empleados, accesos de más y carpetas abiertas a todos.
ClaudeCopilot
- 16
Llevar el inventario de equipos al día
El Excel de equipos nunca está actualizado; ahora cada entrega o devolución queda registrada, con quién lo tiene y desde cuándo.
NotionClickUpMake
- 17
Dar de alta un equipo en el inventario con una foto
En vez de teclear modelos y números de serie, haces una foto a la etiqueta o al albarán y el equipo entra en el inventario.
ChatGPTNotionMake
- 18
Saber qué equipos toca renovar
Los portátiles se cambian cuando ya no arrancan; con el inventario delante ves cuáles se quedan cortos o salen de garantía.
ClaudeNotion
- 19
Controlar licencias y suscripciones de software
Se pagan licencias que nadie usa y renovaciones que pillan por sorpresa; todo queda en una tabla con aviso antes de renovar.
NotionMakeClaude
- 20
Conectar la IA con vuestro programa de gestión propio
Si vuestro programa interno no se conecta con nada, construimos el puente para que la IA pueda consultarlo con permisos.
Claude
Se construye aparte - 21
Decidir qué datos no se pegan en una IA
Cada uno pega lo que le parece; una norma clara dice qué no entra nunca, como contraseñas o datos personales, y qué hacer si dudas.
ClaudeCopilot
- 22
Usar la IA con cuentas de empresa, no personales
Hay gente usando su cuenta gratuita con documentos de la empresa; pasáis a cuentas de empresa, que no entrenan con vuestros datos.
ClaudeChatGPTCopilot
- 23
Configurar qué puede leer la IA de cada persona
Al conectar la IA al correo y a las carpetas, cada uno debe ver solo lo que ya veía; se revisan los permisos antes de activarla.
CopilotGeminiClaude
- 24
Saber qué herramientas de IA se usan en la empresa
Cada equipo usa la suya sin que nadie lo sepa; un inventario de qué se usa, con qué cuenta y con qué datos, para ordenar sin prohibir.
NotionClaude
- 25
Enseñar al equipo a usar la IA sin meter la pata
Con ejemplos de su día a día: qué datos no se pegan, cómo revisar lo que contesta y cuándo no fiarse de la respuesta.
ClaudeCopilotChatGPT
- 26
Saber si un correo es un intento de estafa
Ante un correo que huele raro, lo pasas a la IA y te señala las pistas de engaño y qué hacer, antes de que alguien pinche.
ClaudeChatGPTCopilot
- 27
Contestar cuestionarios de seguridad de clientes
Los clientes grandes piden cuestionarios de ciberseguridad y protección de datos; se contestan con vuestra documentación, no desde cero.
ClaudeNotion
Se construye aparte quiere decir que hace falta algo que todavía no existe: una herramienta propia o un agente que trabaja por su cuenta. Eso va con el laboratorio y su presupuesto. Conectar vuestras herramientas entre sí sí entra en la adopción.
02Cómo se hace
Tres semanas dentro del equipo.
El método se llama TALLER: cada letra es una fase, y cada fase deja algo hecho. Al final, alguien de dentro lo mantiene y nosotros nos vamos.
Cómo es una adopción, fase a fase- T · Semana 1
Terreno
Cómo se trabaja de verdad, no cómo se supone.
- A · Semana 1
Analizar
El punto de partida medido. Sin esto no se puede decir si algo mejoró.
- L · Entre semanas
Labrar
Los casos elegidos y validados.
- L · Semana 2
Levantar
Configuraciones, prompts, plantillas, conectores y el asistente del departamento, funcionando.
- E · Semana 3
Ensayar
Las personas usándolo y las guías escritas y validadas.
- R · Cierre
Repetir
El informe con el número que salga, alguien dentro capaz de mantenerlo, y los accesos y la configuración en orden.
03Con qué
Con qué se hace.
No se cambia de herramienta por cambiar: si vivís en Microsoft, Copilot; si en Google, Gemini. Estas son las de los casos de IT y sistemas.
- ClaudeEn 24 casosPara escribir, resumir y razonar con vuestros documentos. Es la que más usamos.Más sobre Claude
- NotionEn 13 casosDonde viven los procedimientos, las guías y lo que sabe la empresa.
- CopilotEn 10 casosSi vivís en Microsoft 365: dentro de Outlook, Teams, Word y Excel.Más sobre Copilot
- ChatGPTEn 7 casosSi el equipo ya lo usa: con vuestras instrucciones y vuestros documentos, en la versión de empresa.
- n8nEn 4 casosPara conectar vuestras herramientas entre sí y que el proceso funcione de punta a punta.
- ClickUpEn 4 casosDonde viven las tareas y los proyectos: se crean y se ponen al día solas.
- MakeEn 3 casosLo mismo que n8n, con otra forma de montarlo: se elige según lo que ya uséis.
- GeminiEn 2 casosSi vivís en Google Workspace: dentro de Gmail, Meet, Docs y Drive.Más sobre Gemini
- FactorialEn un casoLa herramienta de recursos humanos: selección, fichajes, ausencias, turnos y gastos.
04Otros departamentos
Y en el resto de la empresa.
Se entra en un departamento cada vez. Cuando el primero funciona solo, se pasa al siguiente.
Los 333 casos, con buscador05Dudas
Lo que nos preguntan.
¿Qué datos no deberíamos pegar nunca en una IA?
Contraseñas y claves de acceso, nunca, ni siquiera con cuenta de empresa. Datos personales de clientes o empleados, nóminas y contratos, solo en herramientas con cuenta de empresa y permisos bien puestos; lo dejamos escrito en una norma que todo el mundo entiende.
Si activamos Copilot o Gemini, ¿podrá ver todo lo que hay en la empresa?
Ve lo mismo que puede ver cada persona, ni más ni menos. Por eso antes revisamos los permisos de carpetas: si algo estaba abierto a todos sin querer, con la IA se encuentra mucho más fácil.
No tenemos departamento de informática, ¿esto es para nosotros?
Sí. En muchas pymes la informática la lleva alguien que además hace otras cosas, o un proveedor de fuera, y ahí es donde más se nota tener las dudas contestadas y lo importante documentado.
¿Vamos a depender de vosotros para mantenerlo?
No. Dejamos formada a una persona de dentro, con la documentación de todo lo que se ha montado. Si más adelante necesitáis algo a medida, lo vemos aparte.
IA en IT y sistemas
Empezad por un caso. El que más tiempo se come.
Contadnos qué se hace a mano en it y sistemas. En la primera conversación vemos qué caso va primero, y si lo vuestro no es una adopción, os decimos qué sí.