Ahora · Adopción, departamento a departamento
Habéis pagado las licencias. Y las usan cuatro personas para escribir correos.
No venimos a implantar y explicar cómo se usa. Venimos a implantar algunas cosas y a enseñar cómo las hemos hecho, para que la siguiente la montéis vosotros. El taller es el método, y el método le da el nombre al servicio.
El taller
Tres semanas dentro de un departamento, y ese departamento ya no trabaja igual.
Un sprint es un departamento entero
No una semana, no una píldora formativa. Tres semanas dentro de un departamento, con un consultor sentado ahí de principio a fin y un técnico construyendo sobre vuestros sistemas.
Se empieza mirando, no proponiendo
La primera semana no se propone nada. Se observa cómo se trabaja de verdad, que casi nunca es cómo dice el procedimiento, y se cronometran las tareas que se repiten. Sin ese punto de partida no hay forma de decir después si algo mejoró.
Se construye sobre vuestros documentos reales
No sobre un caso de ejemplo. Sobre vuestras plantillas, vuestros informes y vuestros expedientes, para que lo que quede montado sirva el lunes siguiente y no haya que traducirlo.
Se forma a quien lo va a usar, y se detecta a quien dice que sí sin haberlo entendido
La formación va después de la prueba, no antes. Y el objetivo declarado es dejar dentro a alguien capaz de mantenerlo sin llamarnos.
Y se vuelve a medir
Las mismas tareas, el mismo cronómetro. El informe de cierre lleva el número que salga, salga como salga.
El método
Se llama TALLER. Seis fases, cada una con su entregable.
La pregunta que se hace todo el mundo no es cuántas fases tiene, es quién va a estar en mi oficina y haciendo qué. Por eso cada fase lo dice.
- Semana 1
Terreno
Ir y ver. Observación en el puesto, sin proponer nada todavía. El consultor sentado con el equipo; el técnico revisando en paralelo licencias, permisos y dónde viven los documentos.
SaleEl mapa de cómo se trabaja de verdad, no de cómo se supone.
- Semana 1
Analizar
Entrevistas de uno en uno, revisión de entregables reales y cronómetro sobre las tareas que se repiten. El técnico prueba qué conectores funcionan de verdad sobre vuestros sistemas y descarta los que no.
SaleEl punto de partida medido. Sin esto no hay forma de decir después si algo mejoró.
- Entre semanas
Labrar
Se proponen los casos de uso y se ordenan por impacto, con el responsable del departamento delante. El técnico dice qué cabe en tres semanas y qué no: es quien corta.
SaleLos casos de uso elegidos, priorizados y validados.
- Semana 2
Levantar
Construcción sobre vuestros documentos reales: configuraciones, prompts, plantillas, conectores y el asistente del departamento.
SaleLo que queda montado y funcionando.
- Semana 3
Ensayar
Prueba con gente real ANTES de formar, y después la formación. El técnico está presente y corrige en directo lo que falle.
SaleLas personas usándolo, y las guías escritas y validadas.
- Cierre
Repetir
Se vuelve a medir lo mismo que se midió al principio y se capacita al responsable interno hasta validarlo. Se dejan los accesos ordenados y la configuración documentada.
SaleEl informe con el número que salga, y alguien dentro capaz de mantenerlo.
De qué tamaño es
Un sprint es un departamento entero
- 3semanas por departamento
- 16jornadas presenciales
- 15personas formadas como máximo
- 5casos de uso implantados y documentados
- 14entregables
- 2jornadas de acompañamiento en los tres meses siguientes
Y detrás de esas jornadas hay aproximadamente el mismo volumen de trabajo fuera de vuestra oficina, que no se factura aparte.
Lo que cuesta
No os decimos el precio aquí. Os decimos qué puede moverlo.
Esto lo asumimos nosotros
- Que el departamento resulte más complejo de lo previsto.
- Que hagan falta dieciocho jornadas en vez de dieciséis.
- Que aparezcan casos de uso que no habíamos visto al presupuestar.
- Que salgan imprevistos a mitad del sprint.
Y solo esto lo mueve
- El número de personas del departamento.
- El idioma en el que hay que formar.
Nada más. Se dice al presupuestar, por escrito, y no se renegocia a mitad. Y tampoco hace falta firmar todos los departamentos de golpe: se empieza por uno suelto y, si no convence, ahí se acaba. Pedir una visita
El filtro
Y esto no es
- No es un curso. Nadie aprende a usar la IA en su trabajo viendo diapositivas.
- No es una prueba de concepto que luego hay que industrializar.
- Si nos ponemos a desarrollar en medio de una adopción, se acaban las tres semanas y no hemos formado a nadie. Lo que aparezca a medias se presupuesta aparte.
Para quién
Esto encaja si…
- Empresas con licencias ya pagadas y uso testimonial.
- Departamentos con trabajo repetitivo y documentación propia: oficina técnica, administración, compras, calidad.
- Quien quiere empezar por un sitio y decidir con lo aprendido, en vez de firmar un plan de dos años.
Las dudas de verdad
Lo que se pregunta todo el mundo
- ¿Qué pasa si el departamento resulta más complejo de lo previsto?
- Lo asumimos nosotros. Que hagan falta dieciocho jornadas en vez de dieciséis, que aparezcan casos de uso que no habíamos visto, que salgan imprevistos a mitad: nada de eso mueve el precio. Solo lo mueven el número de personas del departamento y el idioma en el que se forma.
- ¿Hay que firmar todos los departamentos de golpe?
- No, y no lo recomendamos. Se empieza por uno suelto. Si no convence, ahí se acaba y no hay nada firmado que os obligue. Si convence, se cierra la sede entera con alcance y precio cerrados y se factura sprint a sprint.
- ¿Hace falta comprar licencias nuevas?
- Se trabaja sobre las que ya tenéis. Si hiciera falta alguna más, se avisa con el número delante antes de proponerla.
- ¿Y si nuestro equipo no habla castellano?
- Se forma en su idioma. Es una de las dos únicas cosas que mueven el precio, y se dice desde el principio.